Connecting the Dots – Il Blog di Sara Borghi

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10 Consigli per prepararsi al meglio a una conferenza

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Il mese prossimo, partecipero’ al Web in Travel di Singapore, uno degli eventi principali legati al turismo online nel mercato asiatico.

Web in Travel Singapore
In merito a questo, riflettevo sulle mie esperienze passate e a come spesso mi sono ritrovata non del tutto ‘preparata’ ad affrontare un determinato evento. Credo sia normale per molti di noi, dal momento che spesso ci si ritrova sommersi di lavoro e presi da altro fino a pochi istanti prima dell’inizio dell’evento.

In questo posto vorrei condividere alcune idee e linee guida che sto seguendo per prepararmi al WIT e per massimizzare la participazione, l’interazione ed il ritorno dell’evento… sperando che possano essere utili anche voi. 🙂

#1 – Leggere attentamente il programma dell’evento

Sembrera’ scontato… ma informarsi sui keynote e sugli orari con un certo anticipo e’ essenziale. Spesso mi sono ritrovata ad ascoltare interventi tutto sommato a scarso valore aggiunto, per poi scoprire che in contemporanea si stava svolgendo un altro seminar molto piu’ interessante. Stampare il programma ed evidenziare i keynote ai quali si e’ maggiormente interessati  (magari inserendoli in agenda o nel calendario del proprio smartphone) puo’ essere molto utile per non farvi perdere tempo ed evitare delusioni.

#2 – Informarsi sugli speaker

Individuare gli speaker e raccogliere informazioni su di loro prima dell’evento puo’ contribuire a contestualizzarli maggiormente. Capire che ruolo hanno, leggerne interviste/pubblicazioni, appronfondire in anticipo il tema del keynote, seguirli su Twitter, vi consentira’ di trarre il massimo dal seminar stesso. Annotarsi in anticipo potenziali domande da rivolgere puo’ facilitare il contatto ‘face-to-face’ – se siete abbastanza audaci – a keynote concluso.

#3 – Interagire con altri partecipanti prima dell’evento

Interagire con i partecipanti prima dell’evento puo’ anticipare una parte del networking e facilitare l’approccio ‘dal vivo’. LinkedIn, Twitter e Facebook rendono questa attivita’ molto piu’ rapida e agevole rispetto ad alcuni anni fa. Alcune idee:

  • iscriversi alla Facebook Fan Page dell’evento e seguirne attivamente le discussioni
  • iscriversi al gruppo Linkedin associato all’evento, individuarne i membri ed aggiungerli al proprio network (presentandosi e dicendo che entrambi parteciperete all’evento ‘X’. per esperienza personale funziona e raramente una richiesta di contatto cosi’ formulata viene rifiutata)
  • seguire il profilo/hashtag ufficiale dell’evento su Twitter

#4 – Biglietti da visita

Avere biglietti da visita aggiornati  (ed in quantita’) e’ essenziale. Fate in mondo di NON rimanere senza a 2 giorni dall’evento 🙂 Se siete in possesso di un iPhone/Android phone, date un’occhiata a queste applicazioni.

#5  – Parlare con chi e’ seduto vicino a voi

Quando entro in una sala piena di gente (che spesso non conosco) solitamente vengo presa da una certa agitazione. Mi sono accorta che a volte un semplice  ‘Ciao‘ rivolto a chi mi e’ seduto di fianco puo ‘ avere un impatto notevole.  Una volta che si e’ rotto il ghiaccio, la conversazione spesso avviene spontaneamente e puo’ risultare molto interessante. Non abbiate paura e dimostrate un genuino interesse.

#6 – Registrare le sessioni

Se siete in possesso di una Flipcam, di un iPhone 4 o di qualsiasi altro strumento, non dimenticate di creare video. Oltre a filmare le parti piu’ interessanti delle sessioni, potete divertirvi ad intervistare alcuni partecipanti, descrivere le vostre impressioni alla fine di ogni giornata, immortalare attimi divertenti… non c’e’ davvero limite ala creativita’. E ricordatevi che ogni contenuto puo’ essere riproposto ed ottimizzato ad evento concluso.

#6 – Prendere appunti

Strumenti quali iPad e netbook… per non parlare di una semplice Moleskine sono di fondamentale aiuto. Del resto, qual’e’ lo scopo di participare ad un seminar se non acquisire ulteriori conoscenze e competenze? Annotate il piu’ possibile, anche i dati/informazioni che credete di ricordarvi.

#7 – Live chat

Ad ogni evento che si rispetti avente come tema il web, viene solitamente associato un hashtag in Twitter o una live chat. Partecipare alla conversazione non solo puo’ aiutare ad incrementare la visibilita’  e a guadagnare followers, ma consente una condivisione piu’ spontanea e genuina di opinioni e pareri con altri partecipanti e puo’ spianare la strada ad ulteriori opportunita’ di networking.

#8 – Condividere i contenuti ad evento concluso

Una volta rientrati, non lasciate passare troppi giorni… mettete sul tavolo tutto gli appunti, i video, il materiale che avete faticosamente raccolto durante l’evento, filtratene e ottimizzatene i contenuti, e riproponeteli sul vostro sito/blog/profilo/canale. Dopo aver participato ad un evento sul web marketing lo scorso Marzo, ho scritto un breve post a freddo, offrendo di condividere le registrazioni + appunti delle sessioni con chi fosse interessato. A sole 4 ore dall’upload dell’articolo, ho registrato piu’ di 100 visite al blog. Il tempismo premia.

#9 – Follow -up

Dopo aver incontrato (si spera!) persone super interessanti, e’ importante ordinare i contatti ad evento concluso e magari inviare una breve email, ringraziando per il tempo trascorso insieme e magari lasciando il proprio contatto Skype per approndire ulteriormente. Se ritenete opportuno, inviate una richiesta di contatto su Linkedin. Se avete pure bevuto una birra assieme, Facebook puo’ fare al caso vostro. 🙂

#10 – Scoprite il luogo e divertitevi!

Spesso participare ad un evento e’ anche l’occasione per scoprire un nuovo posto, approfondendone i locali, le usanze, la cultura. Anche se il tempo a disposizione non e’ molto, immergersi nell’offerta del luogo puo’ far nascere esperienze indimenticabili. Dopo tutto, non siamo topi da padiglione. 🙂

… beh…a questo punto non mi resta che prepararmi. 🙂

Ora tocca a voi: cosa vi hanno aiutato in passato a trarre il meglio da un evento? lasciate un commento!

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Written by saraboargs

settembre 27, 2011 at 7:34 am

Pubblicato su lavoro, work

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Buy Tourism Online 2009 Recap :)

with 5 comments

Ciao a Tutti Voi!

Dopo mesi (cavolo…M-E-S-I,  sono pessima…) di assenza (ok,in realtà qualcosa bolle in pentola, ma vi dirò poi…), torno ad aggiornare il mio blogghino.

Sono reduce da 2 giorni intensi nella bella Firenze (erano anni che non vi mettevo piede e sono rimasta impressionata dalla quantità di giovani studenti stranieri che popolano le strade della città… numerosissimi e piacevolmente casinisti 😉 ), dove ho preso parte all’edizione Light 2009 del Buy Tourism Online (BTO), conferenza dedicata alle opportunità offerte dal Web per gli operatori del settore turistico e che ha visto fra i relatori della giornata di lunedì il team appartenente all’area “Travel” di Google e nello specifico formato da:

Roberto BrennerIndustry Leader Travel&Automotive Google Italia
Rosa LongobardoSenior Account Associate Google Italia
Francesco MiceliAccount Strategist Google Italia
Irene MontoneKey Account Manager Travel Google Italia.

Ecco, al di là dell’efficacia nell’esposizione dei contenuti (finalizzati ad “istruire” l’eterogeneo pubblico presente nell’Aula Magna del Campus Universitario di Novoli sui prodotti advertising offerti da Google) sono rimasta estremamente colpita dalla freschezza e dalla passione di questi ragazzi, che nonostante le numerose interruzioni da parte della audience hanno saputo fornire una panoramica molto dettagliata del complicato panorama pubblicitario online. Io che pur lavoro nel settore web marketing e forse partivo da una knowledge base più alta rispetto alla media della sala ho avuto modo di approfondire vari aspetti e scoprirne di nuovi.  Pertando grazie al team Google 🙂

La giornata di ieri (purtroppo non vissuta fino alla fine, causa precarie condizioni di salute O_o , pertando scusatemi se non riporto tutto…) ha visto fra i protagonisti:

Alessandro Picchioni, consulente di Economia e Finanza

Roberto Frua di TripAdvisor

Laura Valerio di Expedia

Roberta Milano, blogger ed esperta di Turismo e Web 2.0

nonchè gli altri membri del dibattito che ha concluso la mattinata:

Paolo CocchiAssessore al Turismo di Regione Toscana
Giancarlo CarnianiAlbergatore e coordinatore BTO – Buy Tourism Online 2008
Antonio GiustiPresidente del Corso di Laurea in Progettazione dei Sistemi Turistici
Mirko LalliResponsabile Area Marketing Fondazione Sistema Toscana
Gerri MartinuzziDirigente Camera di Commercio di Firenze

Buono a mio avviso l’approccio di iniziare dall’inquadramente economico/finanziario, incentrando sull’evoluzione storica che ha portato all’attuale scenario con il quale gli operatori turistici si stanno confrontando (anzi,meglio forse scontrando?) a livello locale, analizzando poi gli scenari relativi all’utilizzo dello strumento web da parte dei “viaggiatori” (scusatemi, ma a me il termine “turista” proprio non mi piace :):)) e concludendo con osservazioni legate alle possibili soluzioni per essere competitivi nonostante le difficoltà strutturali che in questo momento rendono apparentemente rischiosa ogni “mossa” strategico/operativa.

Molti gli spunti e forse poco il tempo per digerire tutto, ma di una cosa sono certa: tutto ciò che di più efficace/efficiente vi sia ad oggi nell’online è stato presentato ed illustrato in questi 2 giorni. Ora sta davvero ai singoli attori decidere quali “armi” utilizzare per raggiungere i propri obiettivi.

D’altro canto non mi sento di fare osservazioni troppo azzardate relative ad una azione di tipo “Macro”: l’Italia necessità indubbiamente di una strategia di promozione sul web che sia di calibro internazionale, integrata ed univoca, ma dal mio punto di vista se a partire da adesso i singoli operatori si attivassero autonomamente per sfruttare il canale online, questo rappresenterebbe già un punto di arrivo notevole nonchè solida base per una vera strutturazione di una campagna online “Italia”.

Vi invito a contribuire con il vostro punto di vista… mi stimola molto questo argomento:)

Grazie per essere tornati qui… prometto che vi lascerò meno soli d’ora in avanti…

Un abbraccio,

Sara

ps: se avete voglia di leggere alcuni appunti della giornata di ieri fatemi un cenno qui sotto e ve li mando per email senza problema 😉 cheers!

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