Connecting the Dots – Il Blog di Sara Borghi

10 Consigli per prepararsi al meglio a una conferenza

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Il mese prossimo, partecipero’ al Web in Travel di Singapore, uno degli eventi principali legati al turismo online nel mercato asiatico.

Web in Travel Singapore
In merito a questo, riflettevo sulle mie esperienze passate e a come spesso mi sono ritrovata non del tutto ‘preparata’ ad affrontare un determinato evento. Credo sia normale per molti di noi, dal momento che spesso ci si ritrova sommersi di lavoro e presi da altro fino a pochi istanti prima dell’inizio dell’evento.

In questo posto vorrei condividere alcune idee e linee guida che sto seguendo per prepararmi al WIT e per massimizzare la participazione, l’interazione ed il ritorno dell’evento… sperando che possano essere utili anche voi.🙂

#1 – Leggere attentamente il programma dell’evento

Sembrera’ scontato… ma informarsi sui keynote e sugli orari con un certo anticipo e’ essenziale. Spesso mi sono ritrovata ad ascoltare interventi tutto sommato a scarso valore aggiunto, per poi scoprire che in contemporanea si stava svolgendo un altro seminar molto piu’ interessante. Stampare il programma ed evidenziare i keynote ai quali si e’ maggiormente interessati  (magari inserendoli in agenda o nel calendario del proprio smartphone) puo’ essere molto utile per non farvi perdere tempo ed evitare delusioni.

#2 – Informarsi sugli speaker

Individuare gli speaker e raccogliere informazioni su di loro prima dell’evento puo’ contribuire a contestualizzarli maggiormente. Capire che ruolo hanno, leggerne interviste/pubblicazioni, appronfondire in anticipo il tema del keynote, seguirli su Twitter, vi consentira’ di trarre il massimo dal seminar stesso. Annotarsi in anticipo potenziali domande da rivolgere puo’ facilitare il contatto ‘face-to-face’ – se siete abbastanza audaci – a keynote concluso.

#3 – Interagire con altri partecipanti prima dell’evento

Interagire con i partecipanti prima dell’evento puo’ anticipare una parte del networking e facilitare l’approccio ‘dal vivo’. LinkedIn, Twitter e Facebook rendono questa attivita’ molto piu’ rapida e agevole rispetto ad alcuni anni fa. Alcune idee:

  • iscriversi alla Facebook Fan Page dell’evento e seguirne attivamente le discussioni
  • iscriversi al gruppo Linkedin associato all’evento, individuarne i membri ed aggiungerli al proprio network (presentandosi e dicendo che entrambi parteciperete all’evento ‘X’. per esperienza personale funziona e raramente una richiesta di contatto cosi’ formulata viene rifiutata)
  • seguire il profilo/hashtag ufficiale dell’evento su Twitter

#4 – Biglietti da visita

Avere biglietti da visita aggiornati  (ed in quantita’) e’ essenziale. Fate in mondo di NON rimanere senza a 2 giorni dall’evento🙂 Se siete in possesso di un iPhone/Android phone, date un’occhiata a queste applicazioni.

#5  – Parlare con chi e’ seduto vicino a voi

Quando entro in una sala piena di gente (che spesso non conosco) solitamente vengo presa da una certa agitazione. Mi sono accorta che a volte un semplice  ‘Ciao‘ rivolto a chi mi e’ seduto di fianco puo ‘ avere un impatto notevole.  Una volta che si e’ rotto il ghiaccio, la conversazione spesso avviene spontaneamente e puo’ risultare molto interessante. Non abbiate paura e dimostrate un genuino interesse.

#6 – Registrare le sessioni

Se siete in possesso di una Flipcam, di un iPhone 4 o di qualsiasi altro strumento, non dimenticate di creare video. Oltre a filmare le parti piu’ interessanti delle sessioni, potete divertirvi ad intervistare alcuni partecipanti, descrivere le vostre impressioni alla fine di ogni giornata, immortalare attimi divertenti… non c’e’ davvero limite ala creativita’. E ricordatevi che ogni contenuto puo’ essere riproposto ed ottimizzato ad evento concluso.

#6 – Prendere appunti

Strumenti quali iPad e netbook… per non parlare di una semplice Moleskine sono di fondamentale aiuto. Del resto, qual’e’ lo scopo di participare ad un seminar se non acquisire ulteriori conoscenze e competenze? Annotate il piu’ possibile, anche i dati/informazioni che credete di ricordarvi.

#7 – Live chat

Ad ogni evento che si rispetti avente come tema il web, viene solitamente associato un hashtag in Twitter o una live chat. Partecipare alla conversazione non solo puo’ aiutare ad incrementare la visibilita’  e a guadagnare followers, ma consente una condivisione piu’ spontanea e genuina di opinioni e pareri con altri partecipanti e puo’ spianare la strada ad ulteriori opportunita’ di networking.

#8 – Condividere i contenuti ad evento concluso

Una volta rientrati, non lasciate passare troppi giorni… mettete sul tavolo tutto gli appunti, i video, il materiale che avete faticosamente raccolto durante l’evento, filtratene e ottimizzatene i contenuti, e riproponeteli sul vostro sito/blog/profilo/canale. Dopo aver participato ad un evento sul web marketing lo scorso Marzo, ho scritto un breve post a freddo, offrendo di condividere le registrazioni + appunti delle sessioni con chi fosse interessato. A sole 4 ore dall’upload dell’articolo, ho registrato piu’ di 100 visite al blog. Il tempismo premia.

#9 – Follow -up

Dopo aver incontrato (si spera!) persone super interessanti, e’ importante ordinare i contatti ad evento concluso e magari inviare una breve email, ringraziando per il tempo trascorso insieme e magari lasciando il proprio contatto Skype per approndire ulteriormente. Se ritenete opportuno, inviate una richiesta di contatto su Linkedin. Se avete pure bevuto una birra assieme, Facebook puo’ fare al caso vostro.🙂

#10 – Scoprite il luogo e divertitevi!

Spesso participare ad un evento e’ anche l’occasione per scoprire un nuovo posto, approfondendone i locali, le usanze, la cultura. Anche se il tempo a disposizione non e’ molto, immergersi nell’offerta del luogo puo’ far nascere esperienze indimenticabili. Dopo tutto, non siamo topi da padiglione.🙂

… beh…a questo punto non mi resta che prepararmi.🙂

Ora tocca a voi: cosa vi hanno aiutato in passato a trarre il meglio da un evento? lasciate un commento!

Written by saraboargs

settembre 27, 2011 a 7:34 am

Pubblicato su lavoro, work

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