Questa sera mi è capitato sott’occhio un recente post di Chris Guillebeau, autore del blog The Art of Non Conformity, che, anche se nella mia ottica non è legato in senso “professionale” al complicatissimo universo web, è fra i più gettonati del mio RSS Feed reader (e forse è proprio questo uno dei motivi principali per cui lo seguo tanto…;) )
All’interno dei suoi frequenti post, Chris offre una serie di consigli e suggerimenti estremamente utili e di ampio respiro, relativamente a viaggi, lavoro, relazioni interpersonali e molto altro… evitando di abbassarsi alle solite “massime” astratte (e, diciamocelo, tipiche del mondo anglofono-americano sulla linea del “Come diventare Miliardario in 3 giorni e non dover più pensare a niente per il resto della tua vita se non a bere Mojiti e a giocare a golf”) e difficilmente applicabili alla vita di tutti i giorni senza rischiare di andare in palla.
Beh, a darvi prova di questo, ho pensato di tradurre dall’inglese il suo post del 15 Dicembre, intitolato “How to Conduct your Annual review”…ovvero… come prepararsi al meglio per vivere il 2009 alle porte!
È stato (anzi sarà…) prima di tutto un esercizio utile a me, visto che certamente ne farò tesoro, e spero che risulti utile anche a voi…. Per cominciare a buttare un occhio oltre il 31 dicembre nel tentativo di proiettare i vostri sogni, progetti, desideri e speranze per tentare, giorno per giorno, di realizzarli !
Credo sia l’anno giusto per partire con questo esercizio…un anno di cambiamenti importanti nell’economia, nella politica e nella società che sicuramente hanno coinvolto le vite di ognuno di noi.
Pertanto lascio la parola a Chris, e ovviamente, qualsiasi commento è sempre molto ben accetto 
Buona notte,
Sà
“A partire dal 2005, ho speso la buona parte dell’ultima parte del mese di Dicembre a pianificare la mia vita per l’anno successivo. Complessivamente, credo si tratti della migliore decisione che io abbia mai preso in termini di lavorare verso obiettivi multipli simultaneamente.
L’idea è quella di creare una sorta di road map per l’anno in arrivo, e con questo non intendo una rigida agenda giornaliera, ma una linea guida di ciò che ritengo importante e di quello che spero di ottenere l’anno successivo.
Si tratta di un procedimento che completo a pezzi e bocconi in alcuni giorni, in parte a causa della struttura del mio cervello , che tende ad aggiungere sempre qualcosa in più, ma soprattutto perché questo mi aiuta a pensare ad esso in modo lento e riflessivo. Alcuni fra voi che hanno l’abilità di concentrarsi su una sola cosa per ore probabilmente preferiranno completare questo task in un colpo solo.
In questo post, vorrei guidarvi passo per passo, spiegandovi ciò che faccio ogni Dicembre per iniziare a progettare l’anno successivo. Vi mostrerò il modello di spreadsheet the utilizzo e vi fornirò esempi per ogni singolo step del processo.
Ovviamente, non sentitevi obbligati ad utilizzare il mio sistema, tuttavia sentitevi liberi di farlo se volete!
A proposito, voglio che abbiate bene a mente il fatto che questi consigli , messi in pratica da me in prima persona, si dissociano fortemente dall’essere propositi che vengono poi abbandonati dopo il 10 gennaio; si tratta infatti di azioni basate su ciò che realmente importa a ME ! Inoltre, non si tratta di obiettivi vaghi o difficilmente misurabili, del tipo “Essere più felice”, “Fare più soldi”…è chiaro che tutti noi vogliamo essere più felici ed avere più soldi da spendere come più ci piace, ma per raggiungere tali obiettivi è necessario che ogni meta sia misurabile e specifica. Infine, non si tratta di un piano talmente rigido da arrivare ad odiarlo…infatti, sarà sempre possibile modificarlo in qualsiasi evenienza! È il vostro piano, e se arriverete ad odiarlo, significa che c’è qualcosa che non va…
Prima di iniziare, spero davvero che dopo avere terminato questo esercizio sarete entusiasti per i vostri obiettivi futuri e decisi ad andare avanti dopo qualsiasi fallimento potrete incontrare sul percorso. E ricordatevi… è vero che sul lavoro non sempre le cose vanno come volete voi, ma il successo del vostro “Piano Annuale” dipende solo e soltanto da una persona….Voi stessi.
Lo Spreadsheet
Qui di seguito potete scaricare il modello di foglio di calcolo che io personalmente ho utilizzato per questo tipo di esercizio. Sentitevi liberi di utilizzarlo, apportarvi modifiche oppure iniziarne uno nuovo dal principio. Io utilizzo questo in quanto lo trovo sensato, ma la cosa importante è di trovarne uno con il quale vi sentite a vostro agio.
Annual Review Template – Excel
Personalmente amo la struttura del foglio di calcolo per la facilità di modifica e monitoraggio che esso consente durante tutto l’anno. Tuttavia, io personalmente faccio molto brainstorming munito di carta e penna prima di trasferire la versione “ufficiale” sul PC (per questo lavoro “manuale” vi consiglio caldamente di munirvi di una agenda Moleskine, una penna economica e qualche giorno di disconnessione dal Mondo…forse quest’ultima richiederà un po’ di inventiva ). Come vi ho già anticipato, velocizzate pure il processo, se pensate sia opportuno!
Il calcio di inizio
Per dare inizio al processo, mi pongo 2 sole domande e per ognuna di esse, cerco di arrivare ad almeno 6-8 risposte :
- Cosa è andato bene/ha funzionato quest’anno?
- Cosa NON è andato bene/NON ha funzionato quest’anno?
Per fornire delle risposte a queste domande, io personalmente cerco di focalizzarmi su quegli eventi che sono sotto il mio stretto controllo. Se c’è qualcosa che non è andato come volevate ma non potevate prevederlo oppure controllarlo, escludetelo dalle risposte….
Se siete curiosi, la mia lista per il 2008 è così formata :
Ciò che è andato bene : dopo almeno 2 anni di meditazione, ho fatto nascere il blog “The Art of Nonconformity” il quale ha raggiunto e addirittura superato i miei obiettivi iniziali legati ad esso! Ho stabilito il mio record personale di viaggi, toccando almeno 27 paesi. Ho inoltre ottenuto il mio Master presso la University of Washington e ho detto addio all’istruzione “scolastica” e formale per un po’…
Ciò che non è andato bene : quella che si è verificato essere un infortunio permanente non mi ha permesso di partecipare alla quarta maratona della mia vita. il mio reddito è diminuito notevolmente, in parte a causa della crisi economica, ma anche a causa del maggior tempo dedicato alla scrittura rispetto che ad elaborare progetti imprenditoriali.
Mi piace completare questa lista prima di pianificare qualsiasi altra cosa futura. Ho già detto in precedenza che noi tendiamo a sovrastimare ciò che siamo in grado di fare nel corso di una giornata, ma a sottostimare ciò che può essere attuato nel corso di un anno intero…
Prestando attenzione a tutto ciò che siete stati in grado di fare in un anno, rimarrete sorpresi da ciò che riporterete in luce.
(Ed il prossimo anno, se prendete seriamente questo procedimento che vi suggerisco, resterete ancor più sorpresi!)
Risultati dall’anno scorso
Subito dopo, guardo agli obiettivi che mi ero prefissati l’anno precedente, e prendo appunti nella colonna indicata come “Revisione Finale” (Final Review). Ho raggiunto quell’obiettivo oppure no?
Generalmente ci sono alcuni obiettivi che non riesco a raggiungere per varie ragioni. A volte le circostanze cambiano ed un obiettivo non è più rilevante. Altre volte invece non sono arrivato in fondo! Come per esempio quando non mi è stato possibile allenarmi in autunno.
Complessivamente, il mio tasso di successo si aggira intorno all’80%. Credo che si tratti di una buona percentuale, dal momento che se avessi raggiunto il 100%, dubiterei della serietà e difficoltà dei obiettivi che mi ero prefissato!
Pianificare per l’anno seguente
Il passo seguente consiste nel guardare al futuro, sulla base degli obiettivi stabiliti per ciascuna categoria. Qui di seguito vi elenco le categorie da me utilizzate :
Scrittura, Business, Famiglia & Amici, Servizio, Viaggi, Religione, Salute, Istruzione, Finanza (Guadagnare), Finanza (Donare), Finanza (Risparmio) .
Pensando ad ogni singola categoria , nel corso della settimana, stabilisco una media di 3-5 obiettivi misurabili per ognuna di esse.
Avrete notato che ho suddiviso l’ambito “Finanza” in 3 categorie. Questo in quanto ogni singola categoria ha a che fare con i soldi, ma sono diverse l’una dall’altra :
Finanza (guadagnare) à messa semplicemente, quanti soldi voglio guadagnare e da dove possono scaturire? Dal momento che lavoro in proprio, le mie entrate giungono da varie fonti. Cerco pertanto di identificarle tutte stabilendo per ognuna di esse un obiettivo.
Finanza (donare) à donare è molto importante per me, e ho imparato che riesco a dare di più quando riesco a pianificarlo. Cerco quindi di identificare una percentuale fissa delle mie entrate nonché alcuni doni specifici che vorrei fare.
Finanza (risparmio) à le ragioni alla base dei miei risparmi sono essenzialmente 3 : 1) risparmi a lungo termine che finiscono nel mio fondo pensione 2) risparmi a breve termine 3) risparmi per pagare le tasse.
(Sempre a causa del fatto che lavoro in proprio, devo pagare le tasse 4 volte all’anno e spesso non sono molto preciso relativamente ai soldi presenti sul mio conto bancario quando si presenta il momento…) .
La Seconda Colonna
La seconda colonna è chiamata “azioni richieste per completare ogni obiettivo” . in altre parole, quali sono gli step necessari per completare ogni obiettivo?
Attenzione : questa fase è estremamente importante! Se non completerete questa sezione, avrete una visione senza un piano. È fondamentale che possediate entrambi !
Ricordarsi del fatto che gli obiettivi devono essere misurabili rappresenta una dei principali indicatori di successo nell’anno che viene. Per identificare l’azione successiva, penso sempre “Cosa devo fare per ottenere questo?”
Per correre la maratona , devo iniziare a correre 3 miglia al giorno , 3 volte a settimana
Per potere fare un viaggio in Costa Rica, devo iniziare a risparmiare 2$ al giorno
Per laurearmi, devo soddisfare una serie di requisiti necessari…quali sono? e cosa devo fare dopo?
Cerco quindi di catturare le azioni necessarie principali per ogni obiettivo e le inserisco nella seconda colonna del foglio excel. Devo specificare che tali azioni non includono tutti i micro-task implicati.
Supponiamo ad esempio che io voglia pubblicare un paper accademico,pertanto :
Obiettivo : proporre un un paper all’ XYZ Journal per la pubblicazione
Azioni richieste : stabilire un argomento, mettere insieme una bibliografia, scrivere un primo draft, avere un feedback, scrivere un ulteriore draft ed infine sottomettere il paper affinchè venga approvato.
La lunga lista di micro-task potrebbe includere 10 o più elementi per ogni singolo compito, ma non è necessariamente da scrivere! Una volta che avrete fissato le azioni principali, saprete che state lavorando al progetto e che potrete ulteriormente segmentarlo in seguito…
Promemoria
Generalmente tendo a guardare ai miei obiettivi ogni mese, ma stabilisco reviews di circa 30 minuti ogni 4 mesi : Reviews di Primavera, Estate e Autunno. La revisione finale è quella che svolgo alla fine dell’anno, all’inizio del processo di pianificazione per l’anno successivo.
Possibili obiettivi aggiuntivi
Mentre lavoro agli obiettivi principali, cerco di identificare alcuni obiettivi che decido di non inserire all’interno di nessuna categoria in quanto potrebbero essere raggiunti così come non raggiunti nel corso dell’anno. Mi permetto di includerli dunque in fondo al foglio di calcolo.
Tematica per tutto l’anno
Mi preoccupo di fissare un tema ed un proposito generale lungo circa un paragrafo per tutto l’anno. Si tratta di una sorta di sommario che fa da guida per l’anno intero… come sarà? Chi sarò il prossimo anno?
A questo proposito, poteste credere che inserisca questa sezione all’inizio del processo, invece generalmente aspetto di arrivare alla fine, in quanto in prima istanza necessito di capire quali obiettivi sono prioritari e come si prospetta essere la mia vita futura.
Metriche
Su di un tab separato dal resto del foglio excel, tengo nota di alcune metriche generali di anno in anno, fra cui :
- nuovi paesi visitati
- tutti i paesi visitati
- % data in beneficienza
- Totale dato in beneficienza
- Persone presenti nella mia vita
- Progetti principali raggiunti
- Risparmi a lungo termine
- ISF (formula per la sostenibilità delle entrate finanziarie)
A queste più generiche è possibile aggiungerne altre più contestuali, di anno in anno, quali ad esempio il numero di post scritti sul proprio blog, il numero di lettori, i progressi compiuti verso il libro, etc…
Il prodotto ultimato
una volta che si sono documentati a dovere i propri obiettivi, mi preparo per raggiungerli l’anno successivo. Completo ogni azione richiesta per raggiungere ognuno di essi, o se non altro tutte quelle possibili ! Dopo averne completato alcune, altre possono comparire, quindi comincio a lavorare a quelle immediatamente.
Solo dopo avere ultimato l’Annual Review , mi concentro sui mini-task e su altri strumenti di produttività che utilizzo durante tutto l’anno.
…Ma io non amo fissare obiettivi….
L’obiezione più comune che generalmente sento in risposta a questo tipo di pianificazione è di questo tipo : “Io detesto fare piani, ci sono troppe variabili non prevedibili!”
È vero, le cose cambiano, effetti negativi quali l’economia in crisi oppure un infortunio, oppure effetti positivi quali un nuovo lavoro oppure una storia d’amore. Il piano è concepito per fornirvi una mappa, non un rigido schema che dovete portarvi costantemente appresso. La vita scorre e cambia le cose, ma non accade così di frequente come sareste portati a credere.
C’è una frase emblematica di Andy Warhol a proposito :
“Dicono che il tempo cambia le cose, ma la verità è che siete voi a dover fare in modo che cambino”
Si tratta di una fantastica filosofia di vita ! non pensate? Questo esercizio che spero di avere condiviso in modo chiaro con voi è incentrato proprio su questo: cambiare le cose voi stessi invece di aspettare che il cambiamento sopraggiunga all’improvviso un giorno !
La seconda obiezione che mi viene posta è : “E se finisco per arrivare ad odiare il mio Piano?”. La mia risposta è che se finite per odiare il vostro Annual Review, potete cestinarlo e crearne un altro da principio. È la vostra vita, dopo tutto! Ma dal momento che voi siete gli unici a creare il piano, è molto difficile che arriviate ad odiarlo del tutto !
…Ricapitolando
Ho una serie di ruoli, sia personali come professionali, ed è una cosa che amo. E so bene che molto fra voi sono persone egualmente (o maggiormente) impegnate. Quando qualcuno mi chiede come è possibile che riesca a fare tanto, mi riferisco sempre a questo processo di pianificazione che mi assorbe per una intera settimana.
Non esistono ingredienti segreti nel lavorare verso vari importanti obiettivi contemporaneamente, ma prendersi il tempo per definire chiaramente obiettivi specifici ogni anno mi ha aiutato più che ogni altra cosa!
Ricordatevi : tendiamo sempre a sottovalutare ciò che potremmo fare nel corso di un anno. Fissate obiettivi elevati ! Prendetevi un po’ di tempo per pianificare il vostro 2009 al meglio…e, credetemi, alla fine vi complimenterete con voi stessi !”.
scritto da C.G. – The Art of Nonconformity Blog
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